Zadzwoń! 730 190 136

Czy pracodawca ma prawo zabronić korzystania z telefonu prywatnego w miejscu pracy?

Wielu pracodawców i pracowników zastanawia się, czy można zakazać używania telefonu prywatnego w pracy. O opinię poprosiliśmy eksperta ds. ochrony danych osobowych AV Sp. z o.o. oraz główną księgową AV Sp. z o.o.

Każdy z naszych specjalistów przyjrzał się problemowi z innej perspektywy.

Zacznijmy od stanowiska specjalisty ds. ochrony danych osobowych AV Sp. z o.o., Pana Wojciecha Góreckiego.

Pracodawca nie może bezwzględnie zabronić korzystania z telefonu prywatnego w miejscu pracy. Może jednak wprowadzić obostrzenia, w których szczegółowo określi sposób w jaki pracownik może korzystać z telefonów prywatnych oraz miejsce i czas do korzystania. Pracodawca bowiem, określa w regulaminie zakładu pracy bądź w umowie o pracę organizację i porządek pracy. Korzystanie z komórek również jest zależne od tych aktów. Podjęcie decyzji o ograniczeniu korzystania z urządzeń prywatnych w czasie pracy jest jednym z uprawnień pracodawcy, a pracownik zobowiązany jest do przestrzegania regulaminu i porządku pracy w myśl art. 100 § 2 pkt 1 k.p.

Jak podkreśla ekspert AV Sp. z o.o., prawo do używania prywatnego telefonu komórkowego jest korzystaniem z konstytucyjnej wolności komunikowania się, tym samym całkowity i niewynikający z ustawy zakaz jego używania stanowi złamanie tej wolności. Ponadto całkowity zakaz używania telefonów komórkowych, nieuwzględniający szczególnych potrzeb życiowych, mógłby być uznany za nadużycie przez pracodawcę prawa podmiotowego określonego w art. 8 k.p. oraz naruszenie art. 111 k.p., stanowiącego że pracodawca musi szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Rozwiązaniem problemu mogłoby być ustalenie zakazu korzystania z prywatnych telefonów komórkowych z wyłączeniem przerwy, wynikającej z art. 134 k.p., czy też w ramach przerwy, o której mowa w art. 141 k.p., podczas których pracownik miałby prawo do nieograniczonego korzystania z prywatnego telefonu komórkowego. Jednakże, jak mówi ekspert AV Sp. z o.o., można dopuścić całkowity zakaz używania telefonów komórkowych, jeżeli miałyby one negatywny wpływ na pracę maszyn i urządzeń i tym samym powodowałyby zagrożenie zdrowia i życia pracowników.
Pan Wojciech Górecki zwraca również uwagę na drażliwość tematu potencjalnych naruszeń RODO, które mogłyby wyniknąć z faktu używania telefonów prywatnych w miejscu pracy. Specjalista AV Sp. z o.o. ma tu na myśli możliwość naruszenia zabezpieczeń danych. Pracodawca może wprowadzić zakaz podłączania urządzeń prywatnych do komputerów służbowych oraz wykonywania dokumentacji fotograficznej urządzeniem prywatnym.

Przejdźmy teraz do stanowiska głównej księgowej AV Sp. z o.o. w sprawie korzystania z telefonów prywatnych w miejscu pracy.

Pracodawca może pozwolić na wykorzystywanie do celów służbowych (podobnie zresztą jak innych urządzeń). Może to być telefon stacjonarny, jak i telefon komórkowy. Podstawą do takiego użytkowania jest przede wszystkim umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Niemniej jednak do każdego rozliczenia miesięcznego należy dołączyć biling, na którym pracownik zaznacza które z połączeń są połączeniami służbowymi i musi je podpisać. Pracodawca również zobowiązany jest do podpisania się pod bilingiem -tym samym potwierdza, że połączenia były wykonywane w celach służbowych.

W kwestii zaliczania takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu, to należy przede wszystkim zauważyć, że żadna z ustaw o podatku dochodowym nie wymienia takich wydatków wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to w praktyce, że jeżeli pracodawca udowodni związek poniesionych wydatków z uzyskiwanymi przychodami, to może zaliczyć wspomniane wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Po stronie pracownika, zgodnie z updof, wystąpi przychód, ale będzie on zwolniony z opodatkowania. Zwalnia się bowiem z podatku dochodowego otrzymane przez pracowników ekwiwalenty pieniężne za używane przez nich przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące własność tych pracowników. Za takie ekwiwalenty należy również uznać zwrot kosztów z tytułu używania telefonu przez pracownika.
Warto zapoznać się z następującymi artykułami, które są podstawą prawną do tego stanowiska.

  • art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 254, poz. 2533
  • art. 21 ust. 1 pkt 13 oraz art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 281, poz. 2781