Zadzwoń! 730 190 136

Z dniem 12 lipca br., wchodzi w życie zakaz sporządzania kopii dokumentów na podstawie których można dokonać potwierdzenia tożsamości. Po półrocznym odroczeniu, zacznie obowiązywać ustawa z dnia 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych ( Dz. U. Poz. 58). Legalnie będzie można wykonać kopię tylko na potrzeby urzędów, w celach służbowych czy zawodowych, co określone jest na podstawie odrębnych przepisów. Zakazane będzie również tworzenie kolekcjonerskich egzemplarzy dokumentów takich jak dowody osobiste czy legitymacje.

Praktykę kopiowania dokumentów tożsamości często praktykowały firmy wypożyczające sprzęty (np. narciarski czy samochody), banki, instytucje finansowe, firmy ubezpieczeniowe, operatorzy telekomunikacyjni czy nawet zakłady bukmacherskie. Problem tkwił w fakcie, iż takie kopie posiadały wszystkie informacje, które są niezbędne do stworzenia kopii dokumentu.

Aktualnie, do 12 lipca, sporządzanie tzw. dowodów kolekcjonerskich (czyli kopii wykonanych w celach prywatnych) jest legalne i nie jest obwarowane żadnymi wymogami. Mówiąc wprost, zasadniczo każdy może zlecić wykonanie kopii dokumentu tożsamości, twierdząc, że zrobił to w celach prywatnych i nie będzie podstawy, by go ukarać, nawet gdyby była to kopia dowodu innej osoby, dopóki nie będzie ona użyta w niewłaściwym celu. Niektórzy mogliby się zapytać, do czego można wykorzystać takie skopiowane dane. Przy pomocy skopiowanych danych można ukraść tożsamość prawowitego właściciela i wziąć pożyczkę, kredyt lub wystąpić u operatora o wyrobienie duplikatu karty SIM.

Od 12 lipca firma będzie mogła jedynie poprosić o okazanie dokumentu tożsamości i spisać dane, które będą potrzebne do zawarcia umowy. By dokonać potwierdzenia tożsamości osoby, czyli zrealizować cel przetwarzania informacji z dowodów osobistych, zwykle wystarczający jest sam wgląd do dokumentu, ewentualnie skopiowanie lub odnotowanie wyłącznie wybranych informacji, które w razie potrzeby posłużą później przedsiębiorcy do dochodzenia roszczeń (w praktyce – numeru dowodu osobistego).

Nie jest do końca jasne, jak do wchodzącej w życie ustawy ustosunkują się banki, firmy ubezpieczeniowe czy telekomy. Według przedstawicieli banków, będą one nadal miały zgodę na sporządzanie kopii dokumentów tożsamości na podstawie odrębnych przepisów prawa bankowego oraz ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – w prawie bankowym wskazuje na to art.122b. W ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu jest to art.34 ust.4.

Zrozumiałe jest, że nie ma potrzeby, by sporządzać kopię całego dowodu osobistego, np. przy wypożyczaniu deski snowboardowej i przedsiębiorca musi pobrać podstawowe dane, by wypożyczyć sprzęt. Problematyczne może być sporządzanie kopii przez wspomniane już wcześniej firmy ubezpieczeniowe, banki czy telekomy stoją na stanowisku, że wykonywanie pełnych kopii jest niezbędne i wynika z przepisów prawa. Uzasadniają one swoje działania wspomnianymi już wcześniej regulacjami prawnymi, np. z wymogów dyrektywy AML4 (dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu; Dz.Urz. UE z 2015 r. L 141 s. 73 ), a bezpośrednio z art. 36 ust. 1 lit. a-d ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2019 r. 1115). W tej kwestii będzie trzeba zapewne poczekać na interpretacje wchodzącej w życie ustawy.

Z przepisów prawa wprost wynika, jakie informacje należy pozyskać i potwierdzić. Przy czym i wtedy nie ma uzasadnienia dla kopiowania całego dowodu osobistego wraz z informacjami niewskazanymi w przepisach.

Czym w ogóle jest replika dokumentu publicznego? I na jakiej podstawie można określić, że dany dokument jest repliką.

Według przepisów repliką jest odwzorowanie lub kopia wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału o cechach autentyczności. Wyłączeniu podlegają kserokopie lub wydruki komputerowe, wykonane w celach służbowych, zawodowych czy urzędowych, co określone jest w osobnych przepisach. Sama definicja repliki pozostawia spore pole dla ewentualnych nadużyć w zakresie kopiowania i skanowania dokumentów. Jeśli weźmiemy pod uwagę jej treść, to moglibyśmy przyjąć, że kopia wykonana w skali 70% czy 130% nie będzie repliką w myśl ustawy i nie będą jej dotyczyć sankcje, o których mowa w ustawie. Ustawa jest więc jest skuteczną odpowiedzią na zjawisko obrotu dowodami kolekcjonerskimi, jednak może wydawać się, że nie w pełni pomoże w walce z wykonywaniem kserokopii i skanów tych dokumentów. Nadal głównym ograniczeniem dla nadmiarowości przetwarzanych danych osobowych pozostanie zasada minimalizacji określona w art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Należy przyjąć, że nawet jeżeli jakieś cele są określone w innej ustawie, nadal można przetwarzać tylko taki zakres danych osobowych, jaki jest niezbędny do osiągnięcia określonych celów. Innymi słowy przetwarzanie wszystkich danych z dowodu osobistego, czyli sporządzanie pełnej kopii dowodu, nadal będzie naruszało zasadę minimalizacji danych w przypadkach, w których przetwarzanie wszystkich danych z dowodu nie jest konieczne do osiągnięcia celu ich przetwarzania.

Nie tylko kopiowanie dowodu osobistego będzie zabronione. Ustawa o dokumentach publicznych idzie dalej i obejmuje szerokie spektrum dokumentów. Ustawowe regulacje dzielą dokumenty publiczne na trzy kategorie ze względu na ich znaczenie dla bezpieczeństwa państwa, przy czym enumeratywny wykaz tej pierwszej kategorii znalazł się bezpośrednio w ustawie. Na wykazy dokumentów drugiej i trzeciej kategorii będziemy musieli poczekać, bowiem zgodnie z delegacją – ustawową zawartą w art. 6 – zostaną one określone w drodze rozporządzenia przez Radę Ministrów. Jednak już wykaz kategorii pierwszej zawiera aż 32 punkty, które obejmują nie tylko dokumenty potwierdzające tożsamość (tj. dowód osobisty i paszport), ale także cały szereg innych, np. prawo jazdy, dowód rejestracyjny czy kartę pojazdu oraz legitymację potwierdzającą niepełnosprawność, a także niektóre dokumenty wydawane cudzoziemcom, odpisy z aktów stanu cywilnego, tytuły wykonawcze wydawane przez sądy i referendarzy sądowych i odpisy prawomocnych orzeczeń sądów, prawo wykonywania zawodu lekarza, legitymacje służbowe służb ochrony państwa, osób zatrudnionych w Krajowej Administracji Skarbowej. Słowem, zakaz obejmie całkiem sporo dokumentów.

Każdy przedsiębiorca, który kopiuje jakikolwiek dokument, nie tylko dowód osobisty, musi dokonać weryfikacji zgodności kopiowania z nową ustawą. Jest to o tyle istotne, że po tym, jak kwestia kopiowania dokumentów potwierdzających tożsamość była często podnoszona przez organ nadzoru ochrony danych osobowych (prezesa UODO, a wcześniej GIODO), w punktach usługowych zaczęto wprawdzie odstępować od kopiowania dowodów, ale jednocześnie pojawiło się zjawisko kopiowania innych dokumentów, np. praw jazdy czy rozmaitych legitymacji.

Ustawa jest ogromnym krokiem na drodze zapobiegania przestępstwom kradzieży tożsamości oraz fałszerstw dokumentów, szczególnie dzięki delegalizacji replik dowodów kolekcjonerskich. Jest to również pierwsza próba uregulowania kwestii wykonywania kopii dokumentów i tym samym zakresu danych osobowych, które przy tej okazji przetwarzają przedsiębiorcy. Do momentu wejścia w życie nowej ustawy, prezes UODO, a przed 25 maja zeszłego roku prezes GIODO, dowodził braku legalnych podstaw do kopiowania dokumentów w całości. Wprowadzenie odrębnej ustawy wraz z sankcjami karnymi z pewnością umocni pozycję organu nadzoru oraz specjalistów odpowiedzialnych za obszar RODO w zapobieganiu przetwarzania danych nadmiarowych w kopiach dokumentów. Wprowadzenie nowej regulacji nie usuwa jednak całkowicie wątpliwości dotyczących granic przyzwolenia na kopiowanie dokumentów. Wątpliwości dotyczą interpretacji pojęcia „do celów urzędowych, służbowych i zawodowych” (cele te mają legalizować wykonywanie kopii dokumentów). Można spodziewać się daleko idącej argumentacji w myśl której już sama potrzeba identyfikacji dla celów służbowych czy zawodowych również jest określona w odrębnych przepisach, ponieważ każdy pracodawca musi zidentyfikować osobę wchodzącą na teren objęty przepisami bhp, za których przestrzeganie odpowiada, albo że każdy przedsiębiorca zawierający umowę cywilnoprawą posiada cel określony w kodeksie cywilnym polegający na dochodzeniu ewentualnych roszczeń z tej umowy. W ten sposób przepisy te mogą być wykorzystywane do prób interpretowania ich na własną korzyść.

Jak będzie w praktyce? Czas pokaże. Pozostaje czekać na pierwsze stanowiska oraz interpretacje organów w tej sprawie.